Endspurt für den Schreibtisch

Last minute: Aufräumen zum Jahresende

Für alle, die jetzt noch im Büro sind, ein Tipp kurz vor den Feiertagen für einen kühlen Kopf: Die Rückwärts-Strategie für eine wohlsortierte Weihnachtspause von Coach-Kollegin Marit Zenk. Der Blogbeitrag der ausgewiesenen Expertin zu Selbst- und Teamorganisation im Office kam mit ausführlicherer Anleitung natürlich bereits am 6. Dezember 2021 heraus.

Die Planung basiert, verknappt gesprochen, auf drei Stapeln (ggf. nach Gebiet):

  1. Alles, was zwingend vorher erledigt werden muss. Von Ihnen selbst.
  2. Alles, was noch gemacht werden sollte. Nicht zwangsläufig von Ihnen.
  3. Alles, was in Wahrheit bis zum Januar (= ein paar Tage) liegen bleiben kann.

Die praktische Umsetzung

Der Trick ist für effizientes Aufräumen ist nun, mit Stapel 3 zu starten – das entlastet enorm und erlaubt, den Blick aufs Wesentliche zu richten. Wie bei einer guten Dramaturgie kommt als nächstes Stapel 2. Idealerweise können Sie hierzu noch Dienstleistungsunternehmen, Ihre Kolleg*innen oder Mitarbeiter*innen einbeziehen und erfolgreich delegieren. Dann bleibt ein klares Arbeitsfeld für Ihren Endspurt, Stapel 1 auf dem Schreibtisch. Reicht die verfügbare Zeit für das Geplante nicht mehr aus, können Sie entweder Stapel 1 noch strenger sortieren und Aufgaben verschieben (Stapel 3), sich weitere Unterstützung organisieren (Stapel 2) oder zu den Klassikern greifen. Dazu gehört die Prioritätenliste, Produktivitätssteigerung durch Abschalten von Ablenkungen (z.B. Auto-Responder jetzt schon einschalten, wie von Marit Zenk beschrieben) oder Qualitätsanpassungen mit Zielrichtung 80-20 Regel. Denn ganz häufig lassen sich 80% des Fortschritts in 20% der Zeit der Gesamtaufgabe erledigen – und vielleicht reicht das schon für heute.

…und Bahn frei für ruhige Tage!

Und Marit Zenk hat noch weitere Tipps, damit das Abarbeiten der Aufgaben noch besser gelingt: Auf der Effektivitätsebene können Sie sich bei dieser Gelegenheit gleich eine Checkliste für den letzten Tag erstellen, damit Sie a) an alles denken und b) nächstes Jahr auf Ihre Planung zurückgreifen können.

Für ein Gefühl von innerer Aufgeräumtheit und Neustart nach Büropause können Sie, wenn Sie noch Muße haben, auch gleich oder zwischen den Jahren echtes “Klar Schiff” machen. Wie schön könnte es sein, nach Silvester saubere, aufgeräumte Fächer und Schränke vorzufinden? Mein Favorit im Sinne von 80-20 geht in 8 Minuten: Der vorbereitete, wartende Ordner mit der kommenden Jahreszahl und frischer Registratur. Dann kommt jedes Dokument der neuen Post gleich an seinen Platz statt unnötigerweise in die Ablage. Richtig gut investierte Zeit, selbst wenn “gar nichts mehr geht”. Und das Unterbewusstsein wird sich das Gefühl merken!

Dann noch ein richtiges emotionales Doping für die letzten Tage von Marit Zenk:

Um die Vorfreude auf die freie Zeit zu verstärken, bereiten Sie doch heute schon den Text für die Abwesenheitsmeldung vor.

Marit Zenk – die Management Assistants’ Consultant

Pressed for time and an overloaded desk blocking Christmas? Office coach Marit Zenk shares her recipe: Your strategy has to be backwards.

You sort your papers or list in three piles:

  1. Definitely to be done before closing the office, by no other person than yourself.
  2. Everything else that should be finished before Christmas, but not necessarily by yourself.
  3. Can wait until January (honestly, it’s only a few days more and which recipient will truly react to it before?)

And then you start: backwards. Putting pile 3 off your desk should already give you quite a bit of room. Delegating the tasks of pile 2 (colleagues, free-lance service specialists, great friends, the book store of your choice wrapping the present…) allows you to focus on the truly important: stack 1. Here, you can work with the classics: motivation, productivity (80-20 rule, auto.responder, away from your mobile phone, ropes around your chair, whatever) and prioritising including re-evaluating for potential candidates for piles 2 (delegate) and 3 (postpone). To sweeten it up a bit: Why not start by programming your auto-response right away?

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